En notre qualité d’avocats, inscrits à l’Ordre des Barreaux Francophone et Germanophone de Belgique, exerçant notre activité au sein de la SRL G.L. & associés, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.
Dans le cadre de la mission que vous souhaitez nous confier, nous sommes en effet amenés à recueillir un certain nombre d’informations vous concernant, afin de réaliser les tâches liées à cette mission.
Nous sommes tenus de vous informer, en votre qualité de personne concernée dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit.
I. Responsable du traitement des données à caractère personnel
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la SRL G.L. & associés, dont le siège social est sis à rue Pépin 26 à 5000 NAMUR et le n° BCE 0632.719.320.
Pour toutes questions relatives à la protection des données à caractère personnel, merci de vous adresser à la SRL G.L. & associés par courrier postal à l’adresse habituelle ou par courrier électronique à l’adresse mail suivante : avocats@goisse-lamal.be.
II. Finalité du traitement des données à caractère personnel
Le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :
A. Dans le cadre de la mission que vous souhaitez nous confier, le cabinet est amené à recueillir des informations à caractère personnel afin de réaliser les tâches reprises ci-dessous dans l’hypothèse où elles sont liées à cette mission.
- Correspondre avec vous concernant le dossier ;
- Remplir nos diverses obligations déontologiques et légales ;
- Introduire et diligenter tous les devoirs, courriers et procédures nécessaires à la gestion de votre dossier ;
- Prendre contact avec tous les services, administrations, notaires, huissiers, greffes, experts et autres, nécessaires à la gestion de votre dossier ;
- Prendre contact avec tous les adversaires et/ou leurs conseils aux mêmes fins ;
- Fournir à première demande tous documents utiles au respect des normes RGPD et antiblanchiment (voir infra) ;
- Facturer nos prestations.
B. Conformément aux exigences de l’article 7 §1 er de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, nous devons identifier nos clients et vérifier leur identité au moyen d’un document probant dont il est pris copie, sur support papier ou électronique lorsque :
- le client souhaite nouer des relations d’affaires qui feront de lui un client habituel ;
- le client souhaite réaliser, en dehors des relations d’affaires visées au point 1° ci-dessus, une opération :
- dont le montant atteint ou excède 10.000,00€, qu’elle soit effectuée en une seule ou en plusieurs opérations entre lesquelles semblent exister un lien, ou
- qui consiste en un virement de fonds au sein du règlement CE n°1781/2006 du Parlement européen et du conseil du 15/11/2006 relatif aux informations concernant le donneur d’ordre accompagnant les virements de fonds
- il y a soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terroriste, en dehors des cas visés aux points 1° et 2° ci-dessus ;
- il existe des doutes quant à la véracité ou à l’exactitude des données d’identification au sujet d’un client déjà identifié.
Pour les personnes physiques, l’identification et la vérification de l’identité porte sur le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance. Des informations doivent en outre être recueillies dans la mesure du possible, concernant l’adresse des personnes identifiées.
Pour les personnes morales, les trusts, les fiducies et les constructions juridiques similaires l’identification et la vérification de l’identité porte sur la dénomination sociale, le siège social, les administrateurs et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d’engager la personne morale, le trust, la fiducie ou la construction juridique similaire.
C. Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous pouvons être amenés à traiter vos propres données à caractère personnel mais également les données des membres, votre personnel, vos administrateurs, ainsi que de toutes autres personnes tels que des clients et fournisseurs impliqués dans vos activités.
La communication de ces données sera toujours sollicitée en vue de l’accomplissement de la mission pour laquelle nous sommes consultés.
III. Quelles données à caractère personnel ?
Les données collectées sont vos données d’identité, votre adresse de correspondance et de facturation, ainsi que toutes les données strictement nécessaires à l’accomplissement des tâches reprises au point II.
Ces données peuvent, si cela est nécessaire au traitement de votre dossier, être des données sensibles tels que des titres de propriété (actes d’achat ; actes de donation ; déclarations de succession ; matrices cadastrales ; …), rapports d’évaluation des biens et/ou rapports d’apports ; rapports d’expertise (immobiliers, techniques, d’évaluations de dommages ; …), des données médicales (rapports de laboratoire ; données d’échantillons biologiques ; lettres et rapports médicaux ; …), données ayant trait aux croyances religieuses ; aux croyances philosophiques ; aux appartenances syndicales et autres ; à la race et/ou orientation sexuelle, …
Ces données sont collectées et sont utilisées aux fins reprises ci-dessus, avec votre accord et conformément aux lois européennes et nationales sur la protection des données.
Ces données sont fournies par vous-même ou vos proches.
Le cabinet traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, comme les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs, … 3
Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la BCE, le Moniteur belge et ses annexes, les communes et autres autorités administratives, …
IV. Qui aura accès à vos données ?
Au sein de la SRL G.L. & associés, seuls les membres du cabinet auront accès à votre dossier afin de pouvoir le traiter.
Si le traitement de votre dossier le requiert, le cabinet partagera certaines données de votre dossier avec d’autres avocats et acteurs du monde judicaire.
Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services, pour le compte et sous le contrôle du responsable, requises aux fins précitées (par exemple conseil technique dont l’avis est sollicité dans le cadre d’un dossier, …), le cabinet ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, ne les louera ou ne les échangera avec une quelconque organisation ou entité, sauf consentement explicitement donné de votre part.
Par ailleurs, le cabinet fait appel à des tiers prestataires de services :
- Le cabinet utilise un logiciel électronique de gestion de stockage de dossier (DLEX)
- Le cabinet fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou missions spécifiques (expert choisi comme conseil technique, notaire, huissier, …)
Le cabinet prend toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion de son site informatique
Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toutes autorités légalement compétentes ou de sa propre initiative si nous estimons de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, et de vous-même.
Si le traitement de votre dossier doit se faire ailleurs qu’en Belgique, dans l’Union européenne, et si vous êtes d’accord, les données qui vous concernent et qui ont été collectées par nos soins peuvent être partagées avec des professionnels du droit d’autres pays de l’Union européenne.
V. Secret professionnel, mesure de sécurité et conservation des données
Dans le cadre de l’exécution de la mission que vous nous confiez, nous restons tenus par notre secret professionnel, ainsi que par l’ensemble de nos obligations légales et déontologiques.
La protection de vos données à caractère personnel s’inscrit donc également dans les principes et règles de droits qui régissent la profession d’avocat.
Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le cabinet a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.
Vos données sont stockées sous la forme de dossier papier et de dossier électronique sous la responsabilité de la SRL G.L. & associés qui prend toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité.
Si vos données doivent être partagées pour le traitement de votre dossier, elles le seront grâce à un système électronique d’échange d’informations sécurisé et/ou dans le cadre d’une procédure en justice, par le biais du système électronique E-deposit/DPA ou toute autre appellation.
Vos données sont stockées pour la durée du traitement de votre dossier.
Une fois votre dossier clôturé, vos données sont stockées pour une période de 10 ans maximum, à compter de la clôture de notre intervention, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.
VI. Quels sont vos droits ?
- Vous avez le droit de donner ou de retirer votre accord pour le traitement et l’échange de vos données.
- Si vous acceptez aujourd’hui de donner vos données et qu’elles sont traitées dans le cadre de votre dossier, vous pourrez toujours retirer votre accord plus tard. Dans ce cas, nous vous expliquerons comment vos données seront supprimées de votre dossier. Il est possible cependant que nous ne puissions pas retirer toutes les informations, notamment celles qui ont été utilisées pour introduire une action en justice ou pour défendre vos droits en justice.
- Vous avez le droit d’être informé sur les fins auxquelles vos données seront traitées et sur les personnes qui auront accès à vos données. Nous vous indiquerons quelles personnes au sein du cabinet sont associées au traitement de votre dossier et quelles personnes y ont accès.
- Vous avez le droit de demander quelles informations vous concernant sont enregistrées et de demander des corrections, si certaines informations ne sont pas correctes.
- Vous avez le droit à recevoir toutes les informations vous concernant qui sont enregistrées sous un format portable et lisible.
- Le cabinet qui collecte directement vos données est responsable de ces données.
- Le cabinet a le devoir de s’assurer que vos données sont traitées en toute sécurité et de vous avertir si la sécurité de vos données n’est pas respectée.
VII. Entrée en vigueur
Le présent document tendant à régler la politique de protection de vos données privées dans le cadre du règlement R.G.P.D. entrera en vigueur dès ouverture de votre dossier après consultation initiale, sans qu’il ne soit besoin d’une quelconque adhésion de votre part.
À toutes fins, il est précisé que la présente vous sera communiquée concomitamment au premier courrier et/ou document organisant le règlement des honoraires par ailleurs.
VIII. Plaintes
Si vous vous inquiétez quant à la manière dont vos données sont traitées, ou si vous désirez introduire une plainte relative au traitement de ces données, vous pouvez contacter la Commission pour la protection de la vie privée suivant les informations reprises ci-dessous :
Commission pour la protection de la vie privée
Rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles
Tel +32 (0) 2 274 48 00
Fax +32 (0) 2 274 48 35
Email : commission@privacycommission.be
URL : https://www.privacycommission.be